データクレンジングの進め方とは？エクセルとの違いや移行方法などを解説

ビジネスで扱うデータの精度を高めたり、異なるシステム間でデータを移行したりする場合、データクレンジングを実施する必要があります。データクレンジングとはデータのエラーなどを修正するための処理で、エクセルや専用ツールなどで行うことが可能です。

この記事では、データクレンジングの進め方や、専用ツールとエクセルの違い、エクセルからの移行方法などを解説します。

データクレンジングとは？

データクレンジングとは、重複や誤情報、表記ゆれなどを含むデータを加工し、整理するための作業です。ビジネスの現場では、顧客リストや購買履歴などの情報がデータクレンジングの対象となります。

データクレンジングで修正される主な項目は次の通りです。

• 表記ゆれ（企業名に含まれる「株式会社」と（株）など）
• 半角と全角の統一
• アルファベット表記とカタカナ表記の統一
• 不要なデータの除外（「様」や「〒」など）
• データの型やフォーマットの違い

これらの他、必要に応じてデータの加工や修正が行われます。

データクレンジングの進め方

データクレンジングを効率よく行うためには、進め方を予め把握しておくことが重要です。以下では、データクレンジングの一般的な進め方を紹介します。

対象データの修正必要箇所を確認

まずは、対象データにどのような修正が必要か確認しましょう。データクレンジングでは、テキストや表計算など様々な形式のデータが対象となります。個別のデータに含まれる誤情報や表記ゆれの状況だけでなく、複数のデータにおける情報の整合性なども確認するべきポイントです。

修正のルール作りとデータクレンジングの実行

次に、最終的にどのような形でデータを整理するかを踏まえて、修正のルールを決めます。例えば「数値はすべて半角に統一する」「顧客名と連絡先だけを残して、不要な情報は削除する」などのルールを作りましょう。決定したルールに従って、エクセルや専用ツールなどでデータクレンジングの処理を実行します。

データ状況の定期的なチェック

一度データクレンジングを行った後は、定期的にデータの状況を確認することが大切です。日々の業務でデータが更新されるにつれて、入力ミスや情報の重複などが再び発生するリスクがあります。データの状況をチェックし、必要な場合は改めてデータクレンジングの処理を行いましょう。

データクレンジング専用ツールとエクセルの違い

データクレンジング専用ツールとエクセルには、次のような違いがあります。

処理速度

一般的に、データクレンジング専用ツールはエクセルよりも高速に処理を行うことが可能です。大量のデータを扱う場合は、データクレンジング専用ツールの方が適しています。

使いやすさ

エクセルでデータクレンジングを行う場合、関数やマクロなどを使った処理方法の指定が必要です。一方、データクレンジング専用ツールは予めセットされた設定を選び、比較的簡単な操作で処理を実行できます。

データクレンジングの精度

企業情報のデータベースと連携機能を持つ専用ツールなら、エクセルよりも高い精度が期待できます。

データクレンジングをエクセルから移行する

これまでエクセルで行っていたデータクレンジングを専用ツールに移行する場合、自社の目的に合うツールを選ぶことが大切です。移行先のツールを選ぶポイントとして、次のような項目が挙げられます。

搭載している機能

一口にデータクレンジング専用ツールといっても、機能の内容は様々です。企業情報の統合に強い、多くのビジネスツールと連携できるなど、製品によって得意分野が異なります。

データクレンジングをする目的や扱うデータの種類、情報量などに合わせて、必要な機能を搭載したツールを選びましょう。

導入コスト

初期費用や月額費用がいくらかかるかなど、コストの確認も重要です。必要以上に高機能なツールを選んでしまうと、導入コストが予算をオーバーしてしまう場合があります。コストパフォーマンスを考慮して、データクレンジング専用ツールを選びましょう。

導入するツールが決まれば、エクセルからの移行を開始できます。ツールの利用方法やデータ管理に関する社内マニュアルを整備した上で、計画的に移行しましょう。

データクレンジングの主な利用用途

データクレンジングで整理したデータは、営業施策や分析などに利用できます。例えば、顧客リストから重複や誤情報を取り除くことで、営業施策の精度を高めることが可能です。また、整理したデータを分析ツールに入力すると、マーケティングや経営戦略に関する新たなアイデアが得られます。

まとめ

データの重複や表記ゆれなどは、データクレンジングによって解決することが可能です。ただし、データクレンジングを初めて行う場合、進め方に注意する必要があります。扱うデータの状況や、修正のルールなどを確認した上で、自社に合うツールを導入することがポイントです。

エクセルによるデータクレンジングがうまくいっていないと感じている方は、データクレンジング専用ツールへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。